Caso a sua empresa precise acessar o contrato de um colaborador, você como gestor, saberá onde encontrar este documento? Será que todos os documentos arquivados em sua empresa estão com os dados corretos? Documentos são páginas tidas como “sérias” e importantes. No dicionário o termo tem como significado: “Declaração escrita que se reconhece oficialmente como prova de um Estado” Definições do dicionário Oxford Languages. As empresas, naturalmente, acumulam inúmeros documentos, afinal, certidões, contratos, notas fiscais e alvarás, são páginas importantes para o funcionamento legal de uma empresa. Você sabia, por exemplo, que empresas que não emitem nota fiscal de seus serviços e produtos, podem ser acusadas de sonegação fiscal? Esta atitude é considerada criminosa e pode gerar impactos negativos para as empresas, incluindo o seu fechamento. O fato é que devido à necessidade do uso da documentação em seu cotidiano, a fim de solucionar questões administrativas, é comum as empresas perceberem que determinados documentos estejam desatualizados ou ainda com informações erradas, o que acaba impactando a produtividade e as demais atividades que o envolve, visto que documentos desatualizados devem ser invalidados. Muitas empresas ainda possuem enormes salas com grandes quantidades de pastas que armazenam os arquivos e documentações. Este cenário, por ser comum, é retratado em séries e filmes. Contudo, sabe-se que existem malefícios no armazenamento físico, também conhecido como arquivo morto, e dentre eles é possível citar: 1-A desorganização 2-A grande perda de um espaço físico 3-O acúmulo de poeira e sujeiras 4-O surgimento de insetos como traças e até mesmo baratas no local Contudo, mesmo em decorrência destes pontos negativos, isso não significa que as empresas devem extinguir o arquivo morto ou simplesmente se desfazer de todas as folhas, pelo contrário, eis assim a importância de utilizar a tecnologia, afinal, mais uma vez ela se mostra a favor das empresas.
A importância da análise de documentos para todas as empresas
A análise de documentos pode ser a chave de sucesso para a sua empresa, visto que terceirizar este trabalho aumenta a produtividade, diminuindo assim a perda de tempo. Contudo, durante a leitura deste artigo, é bastante comum que exista a seguinte dúvida: “Quais empresas devem realizar a análise de documentos?” Todas as empresas precisam emitir, revisar, assinar ou ainda receber documentos, certo? Dessa forma, todas elas devem investir na análise de documentos. Muitos gestores, ao perceberem a necessidade de utilizar um determinado documento, escolhem uma equipe para realizarem a análise do mesmo, contudo, se esquecem que esse comportamento, impacta na produtividade, visto que profissionais que até então estavam empenhados em uma atividade, agora, precisarão focar em outra, totalmente diferente. Além disso, a análise de documentos é uma tarefa desafiadora, visto que se trata de uma conferência minuciosa e por isso, requer atenção. Geralmente, até mesmo os profissionais experientes, optam por contar com o auxílio da tecnologia, a fim de garantir a assertividade da análise.
Como a tecnologia se alia a análise dos documentos
Considerando que a ocupação de um espaço físico é prejudicial, mas que os documentos são de extrema importância, saiba que a tecnologia está disponível para auxiliar no processo de organização e armazenamento de arquivos e documentos. Softwares e programas específicos para a realização da análise de documentos, são muito comuns. A automação oferece benefícios como: 1-A otimização do tempo 2-O aumento da produtividade 3-A otimização do espaço 4-A diminuição de falhas humanas 5-A atualização dos dados A análise dos documentos também pode ser realizada manualmente, contudo, essa atividade levaria bastante tempo e deveria ser concluída por um profissional devidamente capacitado.
Os principais motivos para investir na terceirização da análise de documentos
Ainda há pouco, foi citado que a transferência de membros da equipe que estavam desempenhando uma determinada função e deveriam parar para realizar a análise de documentos, não seria uma alternativa viável, certo? Com isso, a terceirização deste serviço, se mostra mais segura e eficiente, visto que profissionais devidamente capacitados, irão realizar a análise de maneira minuciosa e a partir do auxílio da tecnologia, irão gerar assertividade e segurança no processo. Desta forma, confira abaixo, os principais motivos para investir na terceirização da análise de documentos, veja: 1-A terceirização garante segurança e assertividade no procedimento, visto que os profissionais estão devidamente capacitados para exercer a análise. 2-Com a terceirização da análise, os documentos serão divididos corretamente devidamente atualizados, caso seja necessário. 3-Os profissionais que compõem a sua equipe, poderão desenvolver outras atividades, aumentando assim sua produtividade. 4-Os documentos serão analisados de maneira segura e com baixa margem de risco. Sendo assim, neste artigo você conseguiu compreender um pouco mais sobre a análise de documentos e ainda de que maneira essa prática, quando terceirizada, pode contribuir para o funcionamento legal da sua empresa no mercado.
