As muitas operações comerciais que acontecem durante um dia ganharam agilidade e eficiência quando foram implantados sistemas eletrônicos que se comunicam via internet. Negociações, cadastros, liberações de remessas e recursos são apenas alguns exemplos de processos que você, empresário, deve lidar no cotidiano e que certamente viu evoluir junto com a popularização das redes. Um dos principais fatores que ganhou corpo nesse contexto foi a validação e formalização dos documentos que compõem esses procedimentos comerciais básicos. No artigo de hoje conheceremos um pouco desse escopo, o que nos ajudará a entender quais são os benefícios da terceirização desse tipo de trabalho.
Validação de documentos - o que é?
A nominação desse processo já diz muita coisa. Trata-se, assim, de um serviço de validação de documentação inerente a processos comerciais, de mercado ou entre indivíduos e instituições, com vistas a um determinado fim. Ao final do processo tem-se documentação consolidada, formatada de acordo com diretrizes comerciais, internas à organização e com a legislação vigente; ou então a indicação de pendências e correções que devem ser feitas para adequação do material. Esse tipo de processo ocorre principalmente naquelas situações em que existe a necessidade de apresentação de documentos obrigatórios, sejam essas exigências vindas da lei ou da própria organização que os solicita. Além disso, a validação de documentos também acontece nos casos em que é necessária a verificação de fraude. Outra situação bastante comum em que ocorre solicitação de documentos e posterior validação é aquela em que há avaliação de crédito, processo inerente a compras a prazo, financiamentos e outros tipos de operações financeiras.
Quais os benefícios da validação de documentos?
Em termos gerais, processos de validação e formalização de documentos atuam para a melhoria da cadeia de transmissão e compartilhamento de informações, conferindo agilidade, eficiência e garantia de autenticidade. Em outras palavras, todas as partes interessadas em determinado processo passam a ter acesso aos documentos, evitando etapas desnecessárias e transtornos que tornam tudo mais lento e pouco produtivo. Além dos que já falamos, há muitos outros benefícios de se implantar procedimentos de validação de documentos, especialmente nos casos de terceirização desse serviço. Nesse caso, verifica-se melhor alocação de recursos, o que gera economia; aumento da produtividade e melhor aproveitamento dos colaboradores em suas atividades; padronização do processo, dentre outros. A DBios é uma empresa com foco em tecnologia que oferece diversas soluções essenciais para sua empresa, e dentre eles está a de validação e formalização de documentos (clique e saiba mais). Se você se interessou e deseja saber mais sobre o nosso escopo de trabalho, entre em contato conosco!
